Recurso gratuito para Claude
Facturas y cobros al día con Claude.
Cuarenta agentes en ocho áreas para organizar facturas, cobros, documentos y tareas, con la petición de cada uno lista para copiar en Claude. Sin programar: una cuenta de Claude, tu ficha administrativa y una hora para dejarlo montado. Claude prepara; tú apruebas.
- Sin coste ni compromiso
- 30 páginas, 40 agentes y un plan de implantación
- Claude prepara; tú apruebas
Vista previa
Un vistazo a la guía
Treinta páginas: el mapa de los 40 agentes, cómo montar el primero, la ficha de cada agente, el plan de implantación, lo que viene después y el anexo técnico. Estas son las que abren cada apartado.
El problema
Las tareas de administración se repiten cada semana, y cada vez a mano.
No es cuestión de volumen sino de repetición: las mismas facturas tecleadas, los mismos avisos de cobro y los mismos documentos buscados en veinte carpetas.
Antes
- Ellos: ¿Has registrado ya las facturas de este mes?
- Tú: Me quedan la mitad por pasar a la hoja.
- Ellos: ¿Nos ha pagado ya el cliente de marzo?
- Tú: Tengo que mirar el banco y te digo.
- Ellos: ¿Dónde está el contrato con el proveedor de limpieza?
- Tú: En alguna carpeta, ahora lo busco.
Cada tarea, empezando de cero.
Tecleas cada factura en una hoja de cálculo, cruzas el banco con las facturas a ojo, escribes cada aviso de cobro desde cero y cada documento está donde lo guardó cada uno.
Después
- Cada factura llega a una tabla con proveedor, NIF, base, IVA y total, y las que no cuadran, marcadas.
- Los gastos, clasificados con las categorías de tu ficha y el total de cada una.
- Cada factura vencida tiene su aviso, adaptado a los días de retraso.
- Los movimientos del banco, cruzados con tus facturas, y las coincidencias dudosas, marcadas para revisar.
- El trimestre llega ordenado a la gestoría, con el email ya escrito.
Claude prepara. Tú revisas y apruebas.
Cada agente es una petición lista para copiar dentro de uno de cuatro proyectos, así que trabaja con tus categorías, tus plazos y tus reglas. Los pagos los haces tú y lo fiscal lo valida tu gestoría.
Cómo funciona
Cada agente prepara; tú revisas y apruebas.
Cuarenta agentes en cuatro proyectos de Claude, cada uno con sus instrucciones fijas, y un plan para adoptarlos empezando por las facturas y los cobros.
Mapa de la guía
Ocho áreas, cuarenta agentes
La parte administrativa del departamento de administración y finanzas, completa. Cada agente es una tarea que hoy haces a mano cada semana y que Claude puede preparar por ti para que tú la revises.
- Facturas y cobros
- Documentación y procedimientos
- Atención y coordinación
- Reporting y control
De la factura al cobro
Los agentes de facturas y cobros se encadenan: la tabla de uno es la entrada del siguiente, de la factura recibida a la conciliación con el banco.
Lee las facturas
Pasa facturas en PDF o foto a una tabla y comprueba que base, IVA e IRPF cuadran con el total.
Detecta duplicados y errores
Facturas repetidas, sin NIF o con el IVA mal calculado, y qué hacer con cada una.
Controla los vencimientos
Qué cobras y qué pagas cada semana, con las facturas ya vencidas marcadas.
Concilia con el banco
Cruza movimientos y facturas, y deja las coincidencias dudosas para que las revises.
03 · Plan de implantación
Por dónde empezar
Tres fases de menos a más. Empieza por lo que más horas consume hoy en tu administración: casi siempre, las facturas y los cobros.
- Fase 1 · Facturas y cobros
- Fase 2 · Orden y atención
- Fase 3 · Control y equipo
- Cómo saber si funciona
Un plan de doce semanas
Tres fases de menos a más, empezando por lo que más horas consume, y seis números para saber si funciona.
Facturas y cobros
Semanas 1 y 2: lectura de facturas, duplicados, vencimientos, avisos y conciliación.
Orden y atención
Semanas 3 a 6: carpetas, contratos, solicitudes, procedimientos y tareas desde el correo.
Control y equipo
Semanas 7 a 12: informe mensual, revisión, aprobaciones y proyectos compartidos.
Cómo saber si funciona
Minutos por factura, facturas con errores, días medios de cobro y respuesta en plazo.
Cifras
Lo que la norma pide a tu administración
Ninguna de estas cifras es nuestra ni mide tu empresa. Son plazos de la norma mercantil y fiscal con la que trabaja la administración cada día, y sirven para dimensionar lo que hay en juego. Cada una indica su fuente y su ámbito.
60 días
Es el plazo de pago más largo que pueden pactar dos empresas. Sin pacto, el plazo es de 30 días.
Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, art. 4 · BOE, texto consolidado · España(se abre en una pestaña nueva)Día 16
Del mes siguiente a la operación es el límite para expedir la factura cuando el cliente es una empresa o un profesional.
Reglamento de facturación, RD 1619/2012, art. 11 · BOE, texto consolidado · España(se abre en una pestaña nueva)6 años
Durante los que la empresa conserva los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio.
Código de Comercio, art. 30 · BOE, texto consolidado · España(se abre en una pestaña nueva)2027
Desde el 1 de enero, las sociedades facturan con un sistema adaptado al reglamento de sistemas de facturación, Verifactu; el resto de obligados, desde el 1 de julio.
Real Decreto-ley 15/2025, disposición final primera · BOE · España(se abre en una pestaña nueva)
Contenido
Qué contiene la guía
Seis apartados: el mapa de los 40 agentes, cómo montar el primero, la ficha de cada agente, el plan de implantación, lo que viene después y el anexo técnico. Cada pestaña muestra una página del apartado y lo que contiene.
Mapa de la guía
Ocho áreas, cuarenta agentes
La parte administrativa del departamento de administración y finanzas, completa. Cada agente es una tarea que hoy haces a mano cada semana y que Claude puede preparar por ti para que tú la revises.
Facturas y cobros Facturas y digitalización, presupuestos y seguimiento, cobros y control de pagos.
Documentación y procedimientos Contratos, carpetas, plantillas, procedimientos y conocimiento interno.
Atención y coordinación Consultas de clientes y proveedores, solicitudes, aprobaciones y actas.
Reporting y control Informe mensual, incidencias, tiempos de los procesos y revisión de cada mes.
01 · Tu primer agente
Tu primer agente en 20 minutos
Siete pasos, sin programar y sin instalar nada. Como ejemplo, el agente 01: pasar facturas a una tabla sin teclear un solo dato.
Prepara la oficina del agente Rellena tu ficha administrativa, crea el proyecto, pega sus instrucciones y sube la ficha.
Úsalo y mejóralo cada semana Sube las facturas, revisa las filas marcadas y guarda en las instrucciones lo que corriges dos veces.
Tu ficha administrativa Datos fiscales, categorías de gasto, carpetas, plazos objetivo y quién aprueba qué.
Cinco reglas de oro Revisa antes de registrar o enviar, los pagos los haces tú y lo fiscal lo valida tu gestoría.
Área 1 de 8 · Facturas y digitalización
Facturas sin picar datos
Captura, lectura y clasificación de facturas y documentos. Agentes 01 a 05, dentro del proyecto «Facturas y cobros».
Para qué sirve La tarea que resuelve el agente, en una línea.
Qué le das Las facturas, el email o la lista que quieres procesar.
Copia y pega La petición lista para copiar, con lo que va entre corchetes por cambiar.
Revisa Lo que tienes que comprobar antes de usar el resultado.
03 · Plan de implantación
Por dónde empezar
Tres fases de menos a más. Empieza por lo que más horas consume hoy en tu administración: casi siempre, las facturas y los cobros.
Fase 1 · Facturas y cobros Semanas 1 y 2: lectura de facturas, duplicados, vencimientos, avisos de cobro y conciliación.
Fase 2 · Orden y atención Semanas 3 a 6: carpetas, contratos, solicitudes, procedimientos y tareas desde el correo.
Fase 3 · Control y equipo Semanas 7 a 12: informe mensual, panel de cobros y pagos, revisión mensual y aprobaciones.
Cómo saber si funciona Seis números, de los minutos por factura a los días medios de cobro, y cinco comprobaciones.
Hoja de ruta
Y después, el área financiera
Esta guía cubre la parte administrativa del departamento: el trabajo diario que mantiene la empresa ordenada. La parte financiera llegará en próximas guías de esta serie, con el mismo formato.
Tesorería y previsión de caja Previsión de cobros y pagos a 13 semanas y alertas de tensión de caja.
Cierre mensual Checklist de cierre, conciliaciones y paquete para la gestoría o el auditor.
Rentabilidad y presupuesto Margen por cliente, servicio o proyecto, y explicación mensual de las desviaciones.
Bancos, inversores y costes Documentación para financiación y revisión de suscripciones, proveedores y contratos.
04 · Anexo técnico
Para tu equipo técnico
Lo que viene a continuación no hace falta para usar los agentes. Es la base para automatizarlos: arquitectura, controles y prompts con salida estructurada.
Cada capa y su configuración Entrada, lectura, validación, registro, documentos, orquestación y control.
Cinco controles Nada se contabiliza ni se paga sin revisión, y el modelo nunca completa NIF, importes ni fechas.
Instrucción permanente La base que va delante de cada prompt: extraer y validar, sin contabilizar, pagar ni enviar.
Prompts para integración Extracción de factura, propuesta de clasificación y conciliación asistida, con salida JSON.
Los 40 agentes están en el PDF.
Treinta páginas con los 40 agentes, cómo montarlos y un plan para adoptarlos, sin coste. Si prefieres que los montemos contigo, conectados a tu buzón y a tu programa de contabilidad, reserva una llamada.
- Acceso gratuito para lectura y uso personal. No se permite su reproducción, distribución ni explotación comercial sin autorización expresa.
- La guía no sustituye a una gestoría, un asesor fiscal ni un auditor: los registros contables, las declaraciones, los criterios de clasificación y los pagos son responsabilidad de la empresa y de sus asesores.
- Claude prepara y una persona revisa: comprobar cada importe, fecha y NIF contra el original es responsabilidad tuya. Qué datos facilitas a la herramienta, y en qué condiciones, es decisión tuya y de tu política de protección de datos.
- Claude es una marca de Anthropic. Esta guía es un recurso independiente elaborado por VectorLime, sin afiliación ni patrocinio de Anthropic.