Recurso gratuito
Calculadora de coste del trabajo manual.
Una hoja de cálculo que convierte las tareas repetitivas de tu equipo en horas al mes, coste mensual y anual, capacidad recuperable y una prioridad por tarea, en menos de cinco minutos. Solo requiere saber qué tareas se realizan, quién las hace, con qué frecuencia y cuánto duran.
- Sin coste ni compromiso
- Menos de cinco minutos con las diez tareas más frecuentes
- Horas, coste y prioridad por tarea
Cómo funciona
Cuatro pasos: el equipo, las tareas, su frecuencia y los resultados.
Las columnas en verde son los datos obligatorios; las azules, información opcional que afina el análisis; las grises se calculan a partir de las anteriores.
Pasos 1 a 3: el equipo y sus tareas
El coste por hora de cada perfil y, a continuación, una fila por tarea repetitiva con su frecuencia y su duración. Un coste por hora aproximado es suficiente para el análisis.
Coste del equipo
Coste empresa mensual dividido entre las horas laborables al mes, o un coste por hora aproximado. Hasta veinte perfiles.
Una fila por tarea
Área, tarea, quién la realiza, frecuencia, veces y minutos por vez. Hasta cincuenta tareas.
Frecuencia y duración
Cada día laborable, cada semana, cada mes, cada trimestre o cada año, convertidos a ejecuciones al mes con las medias anuales estándar.
Datos opcionales
Grado de automatizabilidad, retrabajo, sistemas implicados, esfuerzo de automatización y necesidad de validación humana.
Paso 4: los resultados
La pestaña Resultados se calcula a partir de las tareas: el coste de cada una, el total y el orden en que conviene abordarlas.
Horas al mes
Por tarea y en total, con la capacidad potencialmente recuperable al mes.
Coste mensual y anual
Por tarea y en total, con las cinco tareas de mayor coste y el reparto de horas por área.
Tres escenarios y el coste acumulado
Horas y capacidad económica al reducir el trabajo manual un 30, un 50 o un 70 %, y el coste acumulado a uno, tres y cinco años si nada cambia.
Una prioridad por tarea
Cada tarea clasificada como quick win, alto impacto, optimizable o mantener humano, y las tres primeras oportunidades.
Cifras
La automatización en las empresas de tu tamaño
Datos publicados sobre el tiempo dedicado a tareas administrativas y sobre la adopción de inteligencia artificial en empresas españolas y europeas. Ninguna cifra es nuestra ni mide tu negocio; cada una indica su fuente, su año y su ámbito.
21,1 %
De las empresas españolas de 10 o más empleados usa inteligencia artificial en 2025, 8,7 puntos más que el año anterior.
INE, Encuesta de uso de TIC en las empresas, 2025 · España(se abre en una pestaña nueva)13,4 %
De las empresas españolas de menos de 10 empleados usa inteligencia artificial en 2025, 5,9 puntos más que el año anterior.
INE, Encuesta de uso de TIC en las empresas, 2025 · España(se abre en una pestaña nueva)17 %
De las empresas de 10 a 49 empleados de la Unión Europea usa inteligencia artificial, frente al 55 % de las de 250 o más.
Eurostat, 2025 · Unión Europea(se abre en una pestaña nueva)60 %
Del tiempo de un comercial se va en tareas que no son vender: introducir datos, buscar leads y cambiar de herramienta, según una encuesta del fabricante de un CRM a 4.050 comerciales.
Salesforce, State of Sales, 2026 · 22 países, España incluida(se abre en una pestaña nueva)
Contenido
Qué contiene la calculadora
Cinco pestañas: instrucciones, coste del equipo, tareas manuales, resultados y ajustes.
Pestaña 1
Instrucciones de uso
Qué mide la calculadora, cuánto tarda y los cuatro pasos para usarla, con el código de color de las celdas.
Datos necesarios Qué tareas realiza el equipo, quién las hace, con qué frecuencia y cuánto duran.
Tiempo necesario Menos de cinco minutos con las diez tareas manuales más frecuentes.
Los cuatro pasos Coste del equipo, tareas manuales, frecuencia y duración, y resultados.
El código de color Verde para los datos obligatorios, azul para los opcionales, gris para los cálculos, rojo para el coste detectado y verde oscuro para la capacidad recuperable.
Pestaña 2
El coste por hora de cada perfil
Una fila por perfil: el coste empresa mensual dividido entre las horas laborables al mes, o un coste por hora indicado directamente.
Perfil y departamento Hasta veinte perfiles, con el número de personas de cada uno.
Coste empresa y horas al mes Las dos cifras de las que sale el coste por hora calculado; pueden dejarse en blanco.
Coste por hora manual Sustituye al calculado; es el valor que aplican las tareas.
Tres ejemplos precargados Recepcionista, administrativo y responsable de área, para sustituir por los perfiles reales.
Pestaña 3
Una fila por tarea repetitiva
Columnas obligatorias, opcionales y calculadas. Hasta cincuenta tareas.
Obligatorio Área, tarea, quién la realiza, frecuencia, veces y minutos por vez.
Opcional Personas implicadas, automatizabilidad, retrabajo, sistemas implicados, esfuerzo de automatización y validación humana.
Automático Coste/hora, ejecuciones al mes, horas/mes, coste/mes, coste/año, horas recuperables, capacidad económica al año y prioridad.
La fórmula Horas/mes = ejecuciones al mes × (minutos por vez + retrabajo) × personas ÷ 60; coste/mes = horas/mes × coste/hora.
Pestaña 4
Los resultados
Calculados a partir de las tareas: cuatro indicadores, dos clasificaciones, tres escenarios y el coste acumulado.
Cuatro indicadores Tiempo consumido cada mes, coste mensual, coste anual y capacidad potencialmente recuperable.
Las cinco tareas de mayor coste y el reparto por área Por tarea y por área, con horas al mes y porcentaje del total.
Escenarios y coste acumulado Horas y capacidad económica al reducir el trabajo manual un 30, un 50 o un 70 %, y el coste acumulado a uno, tres y cinco años.
Oportunidades y prioridad Las tres primeras oportunidades y el reparto de tareas entre quick win, alto impacto, optimizable y mantener humano.
Pestaña 5
Listas y supuestos
Las listas de los desplegables y los supuestos que usan las fórmulas. No es necesario modificarla para usar la calculadora.
Frecuencia 21,7 días laborables y 4,33 semanas al mes, las medias anuales estándar.
Supuestos Un 50 % de automatización por defecto cuando no se indica tarea a tarea, y el umbral de alto impacto, fijado en el coste anual medio de las tareas.
Áreas y escalas Las áreas del desplegable, la escala de automatizabilidad del 0 al 90 %, el esfuerzo y la validación humana.
Sistemas frecuentes Correo, WhatsApp, Excel, ERP, CRM, software clínico, portal externo y otros.
La calculadora, sin coste.
Introduce tu equipo y tus tareas y obtén, en menos de cinco minutos, el coste mensual y anual del trabajo manual y por dónde empezar. Si quieres que revisemos contigo esos resultados y qué automatizar primero, reserva una llamada.
- Acceso gratuito para uso en tu propio negocio. No está permitido reproducir, distribuir ni vender la calculadora.
- La capacidad recuperable es potencial, no un ahorro garantizado: implementar automatización también tiene coste, y casi siempre queda supervisión, excepciones o intervención humana.
- Contenido informativo, no asesoramiento. Los resultados dependen de los datos que introduzcas y de tu negocio.